日々の業務に「小さなDX」を！効率UPが新しい挑戦を生む好循環と、身近な快適環境の作り方

こんにちは。「こころのコンパス」へようこそ。専属編集者の私と、シロクマの「こころ」が、あなたの今日にそっと寄り添います。

毎日の仕事、一生懸命に向き合っているからこそ、小さなトゲのような「使いにくさ」や「面倒くささ」に心がちくっとすることはありませんか？

今日は、仕事の「小さなストレス」を解消して、心にゆとりを連れてくるヒントについて、少しだけ視界が明るくなるお話を届けさせてください。

終わらない作業に追われていた、私の失敗談

実は私、以前は「効率化」という言葉があまり好きではありませんでした。「手間をかけることこそが愛情」と思い込み、管理業務もすべて手書きのノートや、複雑すぎるExcelシートで管理していたんです。

でもある時、あまりの忙しさに大切な締め切りを忘れそうになり、手が震えるほどの自己嫌悪に陥りました。「頑張っているのに、空回りしている気がする……」その時、こころくんに「無理して抱え込まなくてもいいんだよ」と、そっとお茶を差し出されたような気がして、ようやく気づいたんです。

私が「便利さ」を避けていたのは、新しいことを覚えるのが怖かっただけ。 本当は、システムに頼って生まれた「ゆとり」を使って、もっと読者の皆さんの声に耳を傾けるべきだったんですよね。

私が心を入れ替えるきっかけになった、有名な言葉があります。

「持てる力を一点に集中させれば、必ずや道は開ける」 （出典：ナポレオン・ヒル『思考は現実化する』きこ書房）

この「持てる力」を、単純な作業の繰り返しで使い果たしてしまうのは、本当にもったいないことです。最近、管理部のDX化（デジタル・トランスフォーメーション）に成功した友人の話を聞きました。

彼女の職場では、通販の受注システムを導入したことで、今まで手作業だった部分が自動化されたそうです。その結果、何が起きたか。単に「早く帰れるようになった」だけでなく、「次に何をしたらみんなが喜ぶかな？」と考えるクリエイティブな時間が増え、職場に笑顔が戻ったというのです。

システムやツールを使うことは、手抜きではありません。大切なことに心を注ぐための「スペース」を、自分にプレゼントしてあげることなのです。

大がかりなシステムを導入しなくても、あなたの手元で今日から始められる「心地よい改革」があります。

ステップ1：心の「ちくちくリスト」を書き出す まずは、一日の中で「あ、これちょっと面倒だな」と一瞬でも感じたことをメモしてみましょう。「あのファイルどこだっけ？」と探す時間や、何度も同じ内容を打っているメールなど、小さなトゲを可視化します。
ステップ2：身近なツールの「裏技」を1つだけ味方にする いきなり全てを変える必要はありません。例えば「よく使う言葉を単語登録する」「デスクトップの不要なアイコンを3つ消す」など、1分でできることから始めましょう。その小さな「時短」が、心の静寂を作ってくれます。
ステップ3：「とりあえず1週間」の仮体験をしてみる 新しいやり方を覚えるのは、最初はエネルギーがいりますよね。だからこそ「一生これで行こう」と思わずに、「1週間だけ試してみて、合わなきゃ戻そう」と軽い気持ちで実験してみてください。